Costituire una adeguata anagrafica patrimoniale – 2° parte

Proseguiamo nell’affrontare la corretta metodologia per realizzare una adeguata anagrafica patrimoniale entrando nel merito del secondo punto:

Elementi che si intendono registrare e loro livello di dettaglio

Nei progetti di implementazione dei Sistemi Informativi per il Facility Management ho potuto approfondire molteplici casistiche relative alle seguenti famiglie di impianti tecnologici e arredi:

  • Impianti e Dispositivi Antincendio
  • Impianto Elettrico
  • Impianto Gas Tecnici e Medicinali
  • Impianto Idrico Sanitario
  • Impianto di Sollevamento
  • Impianto di Climatizzazione (invernale ed estiva)
  • Impianto ed Apparecchiature di Cucina (Mensa e Preparazione)
  • Componenti IT (Reti e Telecomunicazioni)
  • Apparecchiature d’Ufficio e Arredi costituenti le postazioni di lavoro individuali
  • Apparecchiature audio-video e videoconferenza

Ciascuna categoria sopra indicata ha precise specificità tecniche, ma tutte condividono il comune bisogno di essere consultabili e utili in fase operativa. Visto l’onere di costituzione di tale corpus di informazioni è infatti fondamentale che vi sia un immediato ROI operativo. Perché l’Anagrafica patrimoniale sia di supporto alla gestione operativa deve rispondere alle seguenti esigenze:

  1. Mi permette di evidenziare in modo chiaro e immediato quali componenti sono a rischio, o mettono a rischio l’intero impianto cui appartengono?
  2. Mi aiuta a definire un corretto processo di approvvigionamento di ricambi e strumenti manutentivi?
  3. Rende agevole al personale pianificare adeguatamente i tempi di intervento e l’organizzazione delle squadre?
  4. E’ facilmente aggiornabile durante le operazioni di manutenzione e adeguatamente documentata?
  5. Mi facilita la definizione di proposte di interventi di riqualificazione?

Mi permette di evidenziare in modo chiaro e immediato quali componenti sono a rischio, o mettono a rischio l’intero impianto cui appartengono?

Costituire l’anagrafica tecnica deve avere come primo obiettivo evidenziare eventuali componenti critici. Conoscere quali elementi possono avere problemi che impattano sul funzionamento dell’intero impianto mi assicura da subito la possibilità di intervenire o programmare un’adeguata manutenzione integrativa.

Ho potuto osservare che dove la costituzione dell’anagrafica tecnica metteva al primo posto la valutazione di criticità dei componenti il ROI (Return on Investment) della relativa costituzione si ripagava in poco tempo rispetto ad altre anagrafiche realizzate al solo scopo di “far contento il cliente finale”. E’ controproducente e poco professionale dare priorità ad esigenze di conoscenza degli impianti che si dimostrino velleitarie e di scarsa o minima efficacia tecnica.

Ci sono state occasioni nelle quali alcuni Clienti finali hanno richiesto un livello di dettaglio così analitico e puntuale da risultare del tutto inutilizzabile in quanto di difficile consultazione e comprensione in fase d’uso. Per ovviare a questo tipo di situazioni è fondamentale avere chiaro e poter argomentare adeguatamente le ragioni tecniche alla base della costituzione di una anagrafica patrimoniale FUNZIONALE alla gestione operativa nell’interesse del Cliente finale.

Mi aiuta a definire un corretto processo di approvvigionamento di ricambi e strumenti manutentivi?

Alla base di una gestione ottimizzata delle manutenzioni vi è l’ingegnerizzazione dei processi di mantenimento nel tempo dell’efficienza dei componenti.

Tale ottimizzazione include anche la definizione di adeguate politiche di gestione delle scorte e dei ricambi. Nella realizzazione dell’anagrafica patrimoniale è pertanto fondamentale porre le basi della conoscenza anche dei fabbisogni di ricambi.

E’ quindi di grande importanza valutare: numero di diversi produttori di componenti, età media dei componenti, tasso di guasto (a livello aziendale) per specifico produttore o tipo componente, tipologia di ricambi, stima quantità previste nel corso dell’appalto.

Rende agevole al personale pianificare adeguatamente i tempi di intervento e l’organizzazione delle squadre?

La chiave del valore aggiunto di una corretta anagrafica patrimoniale di tipo tecnico risiede nell’immediatezza nella sua consultazione.

Ove il censimento tecnologico sia realizzato sia nella sua connotazione alfanumerica (dati tecnici) che grafica (geografico/planimetrica e di schemi funzionali) si consegue il risultato importante di assicurare al personale tecnico una maggiore facilità d’azione in caso di guasto o problemi. Anche in questo caso l’elemento più importante è l’immediatezza dell’informazione chiave: sono da evitare infatti quelle restituzioni grafiche che appesantiscono il disegno e lo rendono di fatto controproducente.

E’ facilmente aggiornabile durante le operazioni di manutenzione e adeguatamente documentata?

Il tema dell’aggiornamento nel tempo dell’anagrafica sarà oggetto di futuri approfondimenti. In questo articolo mi preme evidenziare che l’Anagrafica deve essere mantenuta viva ed aggiornata attraverso strumenti e metodi di lavoro intuitivi e semplici. Personalmente ho potuto approfondire interessanti strumenti adatti ad un veloce quanto efficace allineamento nel tempo del censimento. Il valore aggiunto di questi strumenti risiede nella facilità d’uso per un personale non necessariamente abituato a sistemi informatici.

Mi facilita la definizione di proposte di interventi di riqualificazione?

E’ onere di molti appalti di manutenzione proporre interventi di riqualificazione tecnologica ed il più delle volte queste proposte vengono avanzate in fase di Gara senza coordinarsi adeguatamente con l’attività di costituzione dell’anagrafica tecnica, realizzando un doppio (a volte anche triplo) lavoro di raccolta informazioni d’impianto e d’edificio.

E’ importante dal punto di vista metodologico e organizzativo ridurre le sovrapposizioni o le duplicazioni di attività ad elevato onere come la raccolta di informazioni tecniche. A riguardo la costituzione di una anagrafica patrimoniale può diventare la chiave per l’ottimizzazione preventiva di un’intero contratto di servizio.

Se siete interessati a conoscere come massimizzare la resa di tale processo potete contattarmi qui

3 anni ago