Come scegliere il software di Facility Management

Indice dei contenuti

Introduzione

Aggiornato maggio 2021

Torno a distanza di tempo su un tema importante: la selezione del Software IWMS per le proprie esigenze operative di Facility Management. Operando in questo mercato da ormai 22 anni, sia come Consulente, Esperto e come Advisor, posso darti un po’ di consigli su quali elementi prendere in considerazione nella tua scelta. Puoi contattarmi per un supporto qualificato.

Per scegliere il software di Facility Management è utile porsi le domande giuste. Questo articolo, frutto della esperienza nel campo, ti guida e fornisce le risposte più pertinenti. Ecco i criteri chiave: Processi, Normativa, Usabilità, Posizionamento, Pricing, Servizi, Tecnologie, Sicurezza.

I processi

Parti sempre dalla definizione dei processi di Facility Management chiave per le tue esigenze. Potrebbe trattarsi di:

Ognuno di questi processi ha una valenza differente e le diverse soluzioni applicative li interpretano a proprio modo.

Aderenza Normativa

Verifica che il Software sia utilizzabile in contesti che richiedono aderenza alle Normativa applicabili al Settore. Per progetti italiani è utile assicurarsi il rispetto della Normativa UNI del settore del Facility Management e, in ambito europeo della Normativa CEN.

Usabilità

Privilegia quei software che garantiscono facilità d’uso e intuibilità delle interfacce utente. Per esperienza molti sottovalutano l’impatto che ogni software ha nella vita quotidiana del proprio personale e rischiano di veder sprecati i propri soldi quando chi li deve usare si trova male e perde tempo ad eseguire i propri compiti.

Una soluzione che vada al cuore delle attività da svolgere, sicuramente permette una curva di apprendimento rapido e una generale accettazione anche da parte di personale non spiccatamente informatizzato.

A riguardo analizza:

La struttura dell’interfaccia generale dell’applicazione
La possibilità di gestire in autonomia le principali funzioni (configurazione utenti, moduli, viste dati, workflow, etc)
La facilità di gestione dei dati (importazione/esportazione dei dati, integrazione con altri applicativi, etc)
L’autonomia nella personalizzazione dei report

Posizionamento di mercato

Controlla la quota di mercato nazionale e internazionale di ciascun software. La diffusione è un ottimo indicatore della sua qualità e capacità di rispondere agli specifici fabbisogni di quella utenza.

Il Magic Quadrant di Gartner a riguardo definisce i principali player mondiali (tra cui ARCHIBUS, FM:Systems, Manhattan Software, Planon, Tririga), tuttavia esistono anche altri player che territorialmente hanno rilasciato soluzioni molto stabili ed efficaci.

Modello di pricing

Valuta attentamente il costo complessivo. (Un consiglio: non fermarti alla sola voce delle licenze!)

Il costo delle soluzioni segue modelli commerciali differenziati e non si esaurisce nel costo della licenza.

On Premise
- Per Moduli
- Per Moduli e Utenti concorrenti
- Per Dimensioni del Patrimonio gestito
S.a.a.S
- Vari parametri

Ovviamente ogni contesto può risultare favorito o penalizzato da certi modelli di prezzo (in base agli utenti che lavorano, della dimensione del patrimonio e dei processi gestiti).

Anche la voce dei servizi può incidere in modo importante (e a volte preponderante) nella gestione complessiva del Sistema.

Servizi

Chiedi e misura il livello di Assistenza che la Software House (o il suo Dealer Nazionale) è in grado di fornirti. Tale livello si misura quantitativa (numero di risorse che può coinvolgere e tempi medi di avvio delle attività) e qualitativa (tipologie di servizi che può erogare).

Chiedi evidenza del team aziendale in termini di:

n° Account Manager
n° Project Leader/Managers
n° Developers Senior
n° Developers Junior
n° Altri profili di supporto (Data Entry, formazione, Testing, etc)

E fatti inviare la lista di attività che si è in grado di fornire sul Sistema:

Formazione
Configurazione
Personalizzazione
System Integration
Assistenza

Tecnologie

Informati sulle tecnologie di sviluppo della soluzione applicativa, coinvolgendo il tuo reparto IT per essere sicuro che siano compatibili con i tuoi standard interni.

Chiedi ad esempio dettagli su:

Risorse minime delle postazioni di lavoro (RAM, Disco, processore)
Sistemi operativi supportati (Windows, Linux, etc),
Web Server (IIS, Apache Tomcat, etc)
Database compatibili (Oracle, SQL Server, PostgreSQL, MySql, etc)
Linguaggi di Programmazione (.NET, Java, Python, Go, etc)
Eventuali plugin/librerie necessarie (lato server e lato client)
Browser utilizzabili (Chrome, Edge, Firefox, Opera, Safari, etc)
App Mobile (Siti mobile responsive, App native Android o Apple).

Sicurezza Informatica

Cresce il numero di attacchi informatici ed è fondamentale verificare che anche questo applicativo sia sicuro. Confrontati con il vostro CIO per valutare l’impatto rispetto alla strategia aziendale di Cyber Sicurezza.

Chiedi evidenza della solidità del software rispetto alle più diffuse tipologie di attacchi informatici e l’uso di linee guida (ad es. OWASP). Di quest’ultima riportiamo l’elenco delle prime 5 di 10 maggiori vulnerabilità a cui fare attenzione nel 2021:

A01:2021-Broken Access Control è il rischio più grave per la sicurezza delle applicazioni web; i dati forniti indicano che, in media, il 3,81% delle applicazioni testate presentava una o più CWE (Common Weakness Enumerations).
A02:2021-Cryptographic Failures precedentemente nota come A3:2017-Sensitive Data Exposure, si riferisce all’esposizione di dati sensibili o alla compromissione del sistema.
A03:2021-L’iniections è in terza posizione
A04:2021-Il design insicuro è una nuova categoria per il 2021, con particolare attenzione ai rischi legati ai difetti di progettazione.
A05:2021-L’errore di configurazione della sicurezza il 90% delle applicazioni è stato testato per qualche forma di configurazione errata.

Meglio scegliere quelle soluzioni che hanno conseguito certificazioni a seguito di Penetration e Security Test eseguiti da soggetti abilitati e indipendenti.

Conclusioni

Come hai potuto comprendere, per scegliere il software di Facility Management conta porsi le domande giuste. La scelta del software di Facility Management dipende dalle proprie necessità e dalle caratteristiche della propria Azienda. E’ necessario applicare un approccio analitico valutando tutti i pro e contro delle diverse Aziende del mercato ed infine scegliere quella che fornisce il maggior numero di vantaggi.

Avendo affrontato con successo progetti di Software Selection sono a tua disposizione per approfondire ulteriormente le tue esigenze.

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