Premesse
Il Servizio di Prenotazione Spazi nel Facility Management è focalizzato nel programmare e rendere disponibili spazi aziendali comuni per eventi di vario genere: riunioni, presentazioni, conferenze etc. Spesso questo processo è gestito dal Facility Manager insieme a tutte le altre attività che riguardano l’edificio.
Per garantire questo servizio è necessario strutturare una base dati degli ambienti e verificarne quotidianamente la disponibilità e le richieste d’uso. E’ infatti necessario:
- Conoscere lo stato dei locali
- Disporre le attrezzature di supporto (proiettori e altri dispositivi)
- Fornire un eventuale servizio di catering
- Garantire le misure di sicurezza individuali e collettive
La prenotazioni spazi vede un uso anche per registrare e gestire eventuali ambienti alberghieri. In questo caso il taglio non è quello delle singole stanze per gruppi/riunioni ma quello di camere con numero e tipo di posti letto. Anche in questo caso tornano utili le funzioni relative alle attrezzature accessorie e la relativa disponibilità.
Per realtà che fanno un uso intensivo di spazi comuni a rotazione un tale processo diventa faticoso e impegnativo. La disponibilità di soluzioni di programmi capaci di aiutare il lavoro del personale dedicato sicuramente migliorerà i tempi e il servizio agli utenti. Sono stati sviluppati nei principali software di Facility Management opportuni moduli capaci di supportare questo processo.
Vantaggi
Organizzare un servizio di Prenotazione spazi ben fatto permette di:
- Assicurare un uso più efficiente dei propri spazi comuni
- Migliorare il servizio interno
- Ridurre i costi e i tempi
Conclusioni
L’attività di prenotazione spazi è una funzione aziendale che diventerà sempre più chiave. In un mondo che introduce sempre più lavoro agile e smart working un luogo di lavoro a postazioni flessibili e variabili rende l’attività quotidiana dei dipendenti più piacevole e produttiva. Per impostare un lavoro preciso ed efficace sul piano tecnico, economico e temporale posso darti un contributo importante. Contattami qui per maggiori dettagli.