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Premesse
Nel Facility Management il servizio di traslochi rientra tra i servizi alle persone/spazi ed è di solito associato ad interventi di riorganizzazione aziendale (cambio di spazi, riallocazione di funzioni aziendali su piani ed edifici differenti, etc).
Cos’è la gestione dei traslochi?
Il governo delle attività di trasloco garantisce che la movimentazione degli asset associati al personale che cambia sede o posizione nell’immobile sia svolto in modo preciso, puntuale e senza disagi a tutte le persone interessate. Si può dire che non tutti i traslochi hanno la stessa complessità: alcuni riguardano anche solo l’aggiunta di alcune dotazioni per uno o pochi dipendenti (ad esempio la riassegnazione di scrivanie o altri arredi). Altre sono associati a complessi progetti di riordino degli spazi aziendali e richiedono un controllo più preciso di tutto quanto è coinvolto dall’operazione.
In ogni caso è richiesta una adeguata organizzazione di tutti gli aspetti. Un trasloco fatto bene passa da un solido coordinamento di tutti gli attori e dalla conoscenza delle specificità del caso per evitare imprevisti.
Come scomporre un trasloco?
Il modo migliore per gestire un trasloco è analizzarlo nelle sue parti costitutive:
- Oggetto
- Spazi
- Figure coinvolte
- Risorse
- Tempi
Vediamoli in dettaglio
Oggetto
Qui si considerano tutti gli elementi che vanno materialmente movimentati. La capacità di essere precisi, analitici e di tener conto di richieste puntuali assicura fin da subito un vantaggio notevole per una corretta esecuzione delle attività. Buona norma prevede che questo perimetro di intervento sia accompagnato dalla stesura di un report (da far firmare al cliente) con tutti i dettagli degli elementi: cosa sono, dove sono e dove devono andare. Se il progetto è complesso anche l’indicazione dell’ordine/tempo di esecuzione può rientrare nel medesimo report.
Spazi
Qui entra in gioco la conoscenza del patrimonio immobiliare. Bisogna conoscere le posizioni d’origine e di destinazione. La disponibilità di un Software di Facility Management che dispone di una funzione di Space Management agevola molto la definizione dei dati spaziali (da dove a dove) associati al trasloco. Questo supporto garantisce una migliore valutazione degli spazi e vincoli geometrici, dei percorsi, di eventuali limiti o problemi di spostamento.
Figure coinvolte
Ci sono molti soggetti influenzati da un trasloco: richiedenti, direttori di struttura, building manager, fornitori (global service o ditte specializzate) che organizzano il trasloco. Tutte, a vario titolo, vanno coinvolte e mantenute aggiornate su tutte le operazioni e vincoli operativi.
Risorse
Per risorse si intendono sia il personale che esegue il trasloco sia tutti i mezzi e le attrezzature usate per la movimentazione di arredi e apparecchiature. Lascio ad un successivo post fare qualche valutazione su come le soluzioni software e un adeguato set di strumenti consenta l’ottimizzazione di questa variabile.
Tempi
Un fattore importante è quello del tempo, e non solo di quello di esecuzione degli spostamenti. Si tratta infatti di un elemento che può determinare la qualità dell’intervento, giocando su tutti gli altri elementi per minimizzare o massimizzare il disagio arrecato dalle operazioni di trasloco.
La sequenza del Trasloco
I traslochi non sono un’operazione monolitica ma passano da fasi: richiesta, pianificazione, organizzazione, esecuzione, consegna e verifica.
Gestione delle richieste
Le richieste di spostamento identificano ciò che i dipendenti devono spostare e quando, nonché quali traslochi su piccola o larga scala sono in lavorazione. La gestione delle richieste ti consente di tenere traccia di questi tipi di richieste e ogni organizzazione ha bisogno di un modo per gestirli. Un modo in cui alcune organizzazioni gestiscono le loro richieste di spostamento è tramite e-mail, tuttavia questa non è l’opzione migliore perché devi fare affidamento su qualcuno, o un gruppo di persone, per tenere traccia manualmente di tutte le tue richieste in arrivo. Una best practice è trovare una soluzione che ti aiuti ad automatizzare il processo di gestione dei traslochi, di cui parlerò in dettaglio più avanti in questo post. In un modo o nell’altro, hai bisogno di un modo per gestire le tue richieste per ottenere alle persone lo spazio richiesto in modo tempestivo, il più agevole possibile e con poche interruzioni per l’organizzazione.
Pianificazione
La pianificazione implica il coordinamento ad alto livello tra i gruppi che supportano il processo di trasferimento, che richiede molte persone al di fuori delle strutture e degli immobili e al di fuori della persona che viene trasferita. La pianificazione del trasloco prevede il coordinamento da parte di vari dipartimenti, tra cui: Risorse umane: far sapere alle Risorse umane che qualcuno sta per essere integrato o che qualcuno è stato promosso e ora deve trasferirsi in un ufficio, IT: è necessario essere in grado di tenere traccia non solo del trasloco, ma ubicazione dei beni legati al trasloco (sedia dei dipendenti, telefono, laptop, ecc.), strutture e gruppi di telecomunicazioni.
Organizzazione
Il coordinamento del trasloco significa ottenere le informazioni giuste al momento giusto sia per i fornitori interni che per quelli esterni per garantire che il trasloco avvenga nell’ordine corretto e in tempo. Cosa succede se il tuo dipendente è pronto a trasferirsi e il tuo fornitore esterno non è pronto o ha una data sbagliata? Essere in grado non solo di coordinarsi con i fornitori esterni, ma anche di avere un coordinamento interno all’interno dell’organizzazione è fondamentale. Il coordinamento avviene dal momento in cui il trasloco viene pianificato fino al processo per assicurarsi che il trasloco avvenga come pianificato e assicurarsi che il dipendente acceda alla nuova sede senza intoppi, senza interruzioni del lavoro.
Esecuzione
L’esecuzione è focalizzata sull’eseguire nell’ordine e con le accortezze definite nei passaggi precedenti tutte le operazioni: dalla raccolta alla consegna finale. Le sottofasi (catalogazione, imballo a protezione, trasporto, consegna, posizionamento, controllo qualitativo e quantitativo, gestione anomalie) se supportate da una o più checklist informatizzate rendono il processo totalmente monitorato e, nei casi più evoluti, possono dare un’evidenza in real time dell’avanzamento dell’intervento.
Consegna e verifica
Dopo il trasferimento, dovrebbe essere condotta una revisione utilizzando sondaggi di follow-up. Com’è andato il trasloco? Il dipendente è in grado di svolgere il proprio lavoro nel nuovo posto? Sono soddisfatti di come è andato il trasloco e della loro nuova sede? Le cose sarebbero potute andare meglio? Tutto si è mosso in tempo? Questi dati di spostamento possono quindi essere analizzati per scoprire problemi e determinare aree di miglioramento in futuro. Ti sei effettivamente comportato come una squadra e i dipendenti sono contenti del processo? Questa revisione del processo ti consente di ottimizzare e migliorare continuamente il tuo processo di trasferimento nel tempo.
Criticità
Abbiamo visto le principali attività che riguardano un trasloco. Soffermiamoci un attimo sulle criticità associate a questo servizio. Possiamo identificare velocemente almeno quattro famiglie di possibili problemi:
- Tempismo
- Sicurezza degli oggetti
- Gestione Danni/Smarrimenti
- Gestione degli errori
Tempismo
Il tempismo è la variabile che può rendere un trasloco una operazione semplice o complicata. E’ fortemente correlato alla variabile quantità di elementi e distanza di trasporto. Se infatti il trasloco avviene all’interno della stessa sede e per pochi elementi il fattore tempo è generalmente facile da governare. Se gli elementi diventano importanti, la distanza è tra sedi diverse (e magari anche in quartieri o città diverse) si introducono fattori esterni (occupazione di suolo pubblico, traffico, etc)
Sicurezza degli oggetti
Può succedere che alcuni degli oggetti da trasportare si danneggino o vengano smarriti (o rubati). Anche queste evenienze vanno adeguatamente previste e prevenute. Avere delle procedure di gestione degli oggetti per tipologia e valore economico favoriscono un trattamento adeguato. Anche l’uso di apparecchi di localizzazione per gli elementi di maggior pregio e valore (come quadri e oggetti di design) ha una sua utilità.
Danni/Smarrimenti
Se nel paragrafo precedente parlavamo di come gestire a priori i rischi, qui ci concentriamo nella gestione degli eventi che accadono nonostante gli sforzi per prevenirli. E’ ragionevole pensare che nella fase di raccolta della richiesta venga valutato anche il valore complessivo e l’importanza degli asset. In questo modo l’eventuale danno o smarrimento possono dar luogo a risarcimenti in tempi rapidi e con minor ulteriore disagio.
Gestione degli errori
Un fornitore evoluto si prepara a gestire solleciti e reclami, oltre a imparare dai propri errori per migliorare le proprie procedure operative e far crescere in addestramento il proprio personale. Disporre di formulari o moduli della propria applicazione che permettano di registrare cosa è andato storto favorisce un controllo successivo e un processo di revisione e miglioramento.
Conclusioni
Esistono molti approcci alternativi per ottimizzare il processo di trasloco ma il successo di tutti dipende dalla capacità di disporre di tutte le informazioni chiave. Pensare di mantenere un approccio non digitalizzato (o limitatamente elettronico) è anacronistico. E’ quindi utile capire quali esperienze, metodologie e strumenti usa il fornitore per guidarlo a fornire un servizio completo e impeccabile. Usare supporti cartacei può essere ammesso solo come metodo di riserva mentre la disponibilità di uno strumento informatizzato a supporto rende il processo analizzabile non solo sul singolo intervento ma nella sua globalità temporale.
Organizzare un servizio di traslochi efficiente garantisce una sicura quanto rapida gestione degli spostamenti di arredi e attrezzature, minimizzando il disagio al personale coinvolto. Se vuoi una assistenza nel definire le migliori modalità di intervento puoi contattarmi qui