Le chiavi per ottenere il massimo dal proprio Sistema Informativo

In quasi quindici anni che opero nel Settore dei Sistemi Informativi per il Facility Management una delle domande più frequenti è: quanto costa?

_

Quanto costa un progetto di Implementazione di un Sistema Informativo per il Facility Management?

_

Questa domanda è la prima porta per capire la psicologia dell’interlocutore. Alla base infatti di tale richiesta ci sono due atteggiamenti diametralmente opposti:

  • L’atteggiamento di chi vuole dare valore al proprio patrimonio e cerca uno strumento efficace e dal buon rapporto qualità/prezzo
  • L’atteggiamento di chi vuole spendere solo ed esclusivamente “MENO”.

_

Entrambi, per strade diverse, alla fine ottengono il loro scopo:

  • I primi di solito, con accuratezza e metodo, riescono ad avere un potente alleato operativo (il Sistema), dal quale sono in grado di estrarre informazioni di qualità.
  • I secondi, dopo un primo periodo d’uso, spesso non dedicano tempo ad alimentare il Sistema e nel giro di un anno o due vedono totalmente disperso l’investimento economico fatto.

_

Per permettervi di scegliere con efficacia il vostro Sistema, condivido con voi le chiavi del successo misurate in questi anni di esperienza sul campo:

  1. Concentrarsi sulle informazioni che si vogliono gestire
  2. Preferire la facilità d’uso ad altre caratteristiche dell’applicazione
  3. Identificare da subito una o due persone dello staff che saranno dedicate a mantenere vivo il Sistema
  4. Darsi obiettivi crescenti di conoscenza e controllo
  5. Condividere nell’azienda i risultati ottenuti e ricevere feedback di qualità

_

Entriamo meglio nel merito di queste chiavi:

_

Concentrarsi sulle informazioni che si vogliono gestire

Alla base della Scelta di un Sistema Informativo ci deve SEMPRE essere la capacità di quest’ultimo di gestire efficacemente e con chiarezza i processi operativi di  interesse per il Cliente.

La prima domanda da porsi a riguardo: quali sono le informazioni che mi permettono di migliorare la gestione del mio patrimonio? Per alcuni possono essere le superfici nette dei propri immobili (ad esempio per ridiscutere i canoni di manutenzione e pulizia sulla conoscenza effettiva dei metri quadri), per altri le caratteristiche degli impianti (ad esempio per valutare investimenti per cambiare tipologia di terminali), per altri ancora la gestione degli interventi di manutenzione a guasto (per misurare la capacità del proprio fornitore di servizi).

In ognuno di questi casi è importante mettere al centro il proprio bisogno reale, per poter assicurare nel tempo un uso effettivo, costante e continuo, del Sistema ed ottenerne un ritorno nel tempo del proprio investimento.

_

Preferire la facilità d’uso ad altre caratteristiche dell’applicazione

Ho visto diversi progetti di implementazione dei Sistemi di Facility Management fallire perché il Sistema risultava “troppo complicato” da usare e da mantenere.

In un mondo come quello attuale, dove le app hanno alzato il livello di aspettativa, è fondamentale aspettarsi dalle applicazioni anche enterprise un approccio e una “user experience smart”, cioè una capacità intrinseca del Software di capire i bisogni effettivi dell’utente e suggerirgli alcuni passaggi o facilitargli il caricamento quotidiano delle proprie informazioni.

Più l’interfaccia risulta semplice ed intuitiva e più i processi sono gestiti in modo chiaro e congruente, più l’utenza non tecnica dell’Azienda accetterà di usare lo strumento alimentando la raccolta di informazioni che si vogliono gestire ed analizzare.

_

Identificare da subito una o due persone dello staff che saranno dedicate a mantenere vivo il Sistema

Ho sempre usato questa metafora parlando di un progetto di implementazione di un Sistema di Facility Management: è come ritirare la propria auto nuova in un concessionario dopo aver ben selezionato marca, modello e optional.

Si sale sulla vettura, si controlla che tutto sia secondo le aspettative, poi si accende il motore e si sceglie la destinazione sapendo che sarà necessario qualcuno alla guida.

E’ importante che si adotti un Sistema Informativo SOLO se si ha a disposizione una o due persone del proprio staff che siano ben disposte a “condurre” il mezzo a destinazione. Dandosi il cambio o operando in parallelo perché il Sistema arrivi in tempi e condizioni ottimali ai risultati attesi.

Messaggio importante: NON ESISTE IL PULSANTE MAGICO CHE FA TUTTO DA SOLO.

Serve sempre una persona dotata di intelligenza e di capacità che sa far funzionare lo strumento per quello per cui è stato adottato. Abbandonate le scorciatoie, non credete a certe “Sirene”. Altrimenti ben presto vi ritroverete nella seconda categoria descritta all’inizio di questo articolo: i migliori risultati sono la conseguenza di ineludibile impegno.

_

Darsi obiettivi crescenti di conoscenza e controllo

L’altro grande rischio per ogni progetto di implementazione è farsi prendere dalla foga di voler fare e avere tutto dall’inizio.

Questo atteggiamento è quello che, nella vita personale come nella gestione professionale e aziendale, produce i peggiori risultati e crea disappunto, rabbia e risentimento.

I Sistemi informativi vanno pensati come un termometro del proprio processo evolutivo aziendale: la scelta che fa ottenere migliori risultati è introdurre un processo alla volta, farlo metabolizzare all’utenza, ottenere feedback di qualità e di conseguenza correggere/ottimizzare il processo prima di passare all’implementazione del successivo.

Una volta che il primo processo è stato “interiorizzato” e funziona, si passa al processo successivo, che sarà comunque più facile da affrontare e estenderà l’area di gestione senza rischi di rigetto.

_

Condividere nell’azienda i risultati ottenuti e ricevere feedback di qualità

I Sistemi funzionano efficacemente in una Azienda, e quelli di Facility Management non fanno differenza, se il processo di comunicazione aziendale li supporta efficacemente in fase preventiva e nel corso del tempo.

Sapere che l’adozione di un Sistema ha permesso risparmi e migliorato, in questa difficile congiuntura economica, la competitività Aziendale migliora la percezione e la voglia di partecipare al miglioramento.

Inoltre farsi carico di raccogliere con costanza i feedback degli utenti sullo Strumento permette di massimizzare il proprio budget di manutenzione evolutiva del Sistema, andando a soddisfare le esigenze dell’utenza avendone misurato opportunamente le priorità e i bisogni.

_

Se siete intenzionati ad implementare un Sistema di Gestione del vostro Patrimonio Immobiliare e volete approfondire l’argomento potete contattarmi qui

_

3 anni ago